Servicii

Oferim soluții complete, adaptate cerințelor specifice fiecărui partener, care constau în:

  • Intocmirea Nomenclatorului Arhivistic
  • Legarea şi constituirea unităţilor arhivistice
  • Numerotarea filelor din dosar
  • Inventarierea documentelor
  • Selectionarea documentelor cu termen de păstrare expirat
  • Depozitarea unităţii arhivistice
  • Arhiva electronica

Nomenclatorul Arhivistic

Se întocmeşte potrivit art. Nr. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996.

Nomenclatorul arhivistic se intocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu pe compartimente de muncă, categorii de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare.

Pentru întocmirea lui este necesară Organigrama instituţiei creatoare a documentelor de arhivă, această lucrare făcându-se în colaborare cu conducerea unităţii care solicită propuneri de la toate compartimentele unităţii.

Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă la nivel central de Arhivele Naţionale şi la nivel local, de către Direcţiile Judeţene ale Arhivelor Naţionale.

Legarea şi constituirea unităţii arhivistice

  • documentele se ordonează cronologic sau în cazuri speciale, după alte criterii(alfabetic, geografic)
  • se înlătură părţile metalice(ace, agrafele, clamele, capse, dublete, file nescrise)
  • documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încăt să se asigure citirea completă a textului, datelor, rezoluţiilor
  • dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 file, în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar
  • cusătura de legătura se aplică la distanţa de cel putin 12-15 mm de la partea scrisă spre margine
  • în cazul în care marginea de îndosariere este mai mică de 15 mm se lipeşte o alonjă de  îndosariere
  • pe coperta dosarului se înscriu:
    • denumirea unităţii şi a compartimentului creator
    • număr de ordine al dosarului din inventar
    • anul inventarului
    • indicativul din nomenclator
    • datele de început şi de sfărşit
    • numărul de file
    • volumul
    • termenul de păstrare
    • conţinutul pe scurt al documentelor din dosar

Numerotarea filelor din dosar

  • in cadrul fiecărui dosar, filele se numerotează cu creion negru, in colţul din dreapta sus
  • in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începănd cu numărul 1 pentru fiecare volum
  • la sfărşitul dosarului, pe o foaie nescrisă se va face certificarea dosarului cu următoarele menţiuni: “Prezentul dosar conţine …. file” , notat în cifre şi litere în paranteză.
  • se menţionează data certificării şi semnătura responsabilului care a efectuat-o.

Constituirea unităţii arhivistice

După gruparea documentelor în ordine cronologică, pe probleme şi termene de păstrare, conform Nomenclatorului Arhivistic, acestea se pot constitui în unităţi arhivistice, dosare. In acest sens se  îndepartează din interiorul unităţilor arhivistice filelor nescrise, dubletele, ciornele, părţilor metalice (agrafe, clame, ace).

Dosarele constituite nu trebuie să conţină mai mult de 250-300 file. Dacă se depăşeşte această cifră, vor fi constituite mai multe volume pentru acelaşi dosar. În cadrul fiecărui dosar filele se numerotează în colţul din dreapta sus.

Documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor.

La finalul acestei activităţi, dosarele vor avea trecute pe copertă elementele de identificare a fiecărei unităţi arhivistice în parte.

Inventarierea

Inventarierea este o operaţiune ce constă în luarea în evidenţă a documentelor şi unităţilor arhivistice, după ce au fost supuse ordonării conform criteriilor, problemelor şi termenelor de păstrare prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă.

La finalul operaţiunii de inventariere, fondurile arhivistice prelucrate se pot preda pe bază de proces verbal persoanei responsabile de arhiva beneficiarului sau se pot depozita în depozitul SC Arhive GMR SRL.

Selecţionarea

Prin operaţiunea de selecţionare a documentelor, se elimină documentele care nu mai sunt utile în activitate şi au termenele de păstrare expirate.

Eliminarea documentelor se face numai cu aprobarea Comisiei de selecţionare din cadrul instituţiei/societăţii creatoare şi cu avizul Arhivelor Naţionale.

Depozitarea

SC Arhive GMR SRL dispune de spaţii special amenajate pentru păstrarea documentelor în condiţii corespunzătoare, asigur[ându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii, condiţiile de depozitare asigurate corespunzând Legii nr. 16/1996 privind depozitele de arhivă.

Dupa preluarea unităţii arhivistice, se eliberează la solicitarea clientului copii ale documentelor depozitate.

Tot la solicitarea clientului efectuăm căutarea în documentele depozitate şi transmiterea de date solicitate în timp util şi deplină legalitate.

Arhiva electronica

Transformam si securizam documentele fizice in documente virtuale!

Folosim echipamente profesionale pentru copiere, strocare si backup.

Divizia de inventariere si conversie digitala stie exact unde sa caute acele documente de care ai nevoie, sa scaneze si sa le trimita in diverse formate, prin intermediul postei electronice sau prin livrare fizica pe CD,DVD sau alte medii de stocare.

Astfel digitizarea (scanarea) arhivei devine unul din cele mai utile procedee pentru fluidizarea activitatilor in cadrul unei companii sau institutii.

 Avantaje:

  • Accessul facil, pentru persoanele autorizate, la orice informatie;
  • Cautarea eficienta si de scurta durata in arhiva electronica comparativ cu identificarea unui document fizic;
  • Identificarea cu usurinta a persoanelor care acceseaza documentele digitizate, pe baza de utilizator si parola, de catre administratorul desemnat de client;
  • Siguranta accessului la informatii in cazul in care varianta fizica este compromisa de catre diversi factori

Castiga bani si timp! Este momentul sa alegi arhiva electronica de documente!

 

 Pentru detalii privind preturile si modul de plata, va rugam sa ne contactati la adresa de mail: arhive_gmr@yahoo.ro

Urmariti-ne si pe Facebook